La organización, como etapa del proceso administrativo, es de suma importancia el que una empresa cuente con una buena y correcta administración, ya que de ello dependerá la eficiencia, eficacia y éxito que puede llegar a tener dicha organización-empresa.
Ahora bien, en la actualidad con los cambios y competencia que día a día, se da de forma más creciente entre las organizaciones, deben de estar preparadas para poder afrontarlas, y con esto me refiero a que deben de tener una mayor organización entre los integrantes de la misma, para que no les lleve a cometer errores, errores que podrán ser desde lo más insignificantes hasta aquellos que puedan llegar a afectar la existencia de la misma organización.
Para eso, existen técnicas, herramientas que nos llevan a cumplir con ese objetivo de simplificar, automatizar y coordinar tanto las funciones como los recursos. Para evitarnos aspectos como la duplicidad del trabajo, entre otros más.
Las herramientas de organización son básicas para las empresas, ya que estas permiten que la empresa se encuentre mejor estructurada y también para que la empresa pueda medir su rendimiento, que tenga conocimiento las actividades que realiza cada departamento de la misma y sobre todo estas herramientas sirven como guía para los empleados.
Ya que estas herramientas: Análisis FODA, Carta de Distribución, Diagrama de Hilo, Diagrama Pert, Evaluación del Desempeño, Manuales departamentales, de organización y de procedimientos, son muy útiles y esenciales, para que los empleados tengan un amplio conocimiento sobre todos los procesos y actividades que realiza la empresa en cada una de sus áreas.
Estas herramientas no solo informan a los empleados sobre las actividades y procedimientos de la empresa, sino que también son de gran apoyo para la organización, ya que la empresa emplea mucho en Análisis FODA, para conocer cuáles son las ventajas y/o desventajas que tiene la empresa en el mercado al que se dirige en muestro caso a la “Producción de Pasteles”.
En lo que respecta a las técnicas de la organización deben de aplicarse de acuerdo a las necesidades de la empresa, lo conforman: Organigramas, Manuales, Diagramas de proceso, Cuadro de distribución del trabajo o de actividades y debe de tomarse en cuenta también los Análisis de puestos.
Nosotras consideramos conveniente el utilizar organigramas, ya que representa de manera gráfica las áreas funcionales y delimitan funciones, responsabilidades y jerarquías, es por ello que es necesario establecerlos dentro de la empresa, para que exista una buena comunicación entre los empleados.
Al igual que los manuales, ayudan al empleado a conocer de una forma más didáctica, acerca de cuáles son sus responsabilidades y el cómo debe de realizarlas, para que exista rapidez y eficiencia.
La organización es el segundo paso dentro del proceso administrativo cuyos propósitos consisten en: simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones y recursos. En otras palabras es lograr que el funcionamiento de la empresa resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para quienes trabajan en ella, así como para la atención y satisfacción de los clientes.
