DIAGRAMAS DE PROCESO

También se les conoce como flujogramas.

Los diagramas de proceso permiten:

Ÿ  Simplificar del trabajo.

Ÿ  Mejorar los procesos.

Ÿ  Eliminar demoras y tiempos ociosos.

Algunos de los diagramas de procesos más usuales son:

Ÿ  Flujo de operaciones.

Ÿ  Ubicación de equipo.

Ÿ  Procedimientos.

SIMBOLOGÍA

En los diagramas de flujo se utilizan distintos símbolos para indicar ciertos procesos, el siguiente cuadro nos muestra la simbología más usual.

Las etapas para elaborar un diagrama de flujo son:

Ÿ  Compromiso y autorización de la dirección y de los involucrados.

Ÿ  Llenar el formato de descripción de actividades con cada de una de las actividades, secuencias y tiempos en que se realizan.

Ÿ  Elaborar el diagrama de flujo correspondiente.

Ÿ  Analizar el procedimiento actual, aplicar los principios de organización, eliminar duplicidades y simplificar tiempos y actividades.

Ÿ  Presentar la propuesta con los ahorros de tiempo y costo-beneficio.

Ÿ  Elaborar la descripción del procedimiento propuesto.

Ÿ  Elaborar el diagrama de flujo propuesto.

Ÿ  Obtener la aprobación de quien realiza el procedimiento y de su jefe inmediato.

Ÿ  Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.

Ÿ  Implantar el nuevo procedimiento.

Los procedimientos se describen en un formato que se llama descripción del procedimiento, con base en el cual se diseña el diagrama de flujo. A continuación se muestra un ejemplo de ambos.

DIAGRAMA DE PROCESO O FLUJOGRAMA

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO O DE ACTIVIDADES

Por medio del cuadro de distribución de actividades es posible:

Ÿ  Delimitar las actividades de los puestos y de los departamentos.

Ÿ  Eliminar la duplicidad e ineficiencia.

Ÿ  Normalizar y estandarizar procedimientos.

Ÿ  Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos eliminando tiempos ociosos.

Ÿ  Evitar fugas de responsabilidad y pérdidas de tiempo.

FORMULACIÓN

Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo se deben realizar los siguientes pasos:

Ÿ  Formular una lista de los deberes o actividades que debe realizar cada persona.

Ÿ  Elaborar una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección.

Ÿ  Vaciar dichas listas en la forma del cuadro de distribución de actividades.

Ÿ  Complementar la información con la observación y la entrevista.

Ÿ  Sumar verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.

Ÿ  Analizar el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse o eliminarse.

Ÿ  Someter a consideración del responsable del área.

Ÿ  Con los cambios sugeridos y actualizados se elabora un nuevo cuadro.

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO O DE ACTIVIDADES